採用活動をより効果的に!採用管理システム(ATS)を使ってみよう

▪️応募者データの管理は顧客管理(CRM)と同じ発想で!

採用ホームページをリニューアルされたお客様から、このような話を伺います。

      応募者の記録をスプレッドシートで管理しているんだけど、コピーだらけでどれが最新版かわからない。

 

      受け取った履歴書は管理するのが大変。(なくしそうになって大騒ぎに…)

 

    日々の仕事メールの中に応募者からのメールが埋もれてしまい、面接を忘れそうになった!

せっかくWeb検索で会社のことを発見して、いろいろな情報と見比べ、仲間になるかもしれなかったその応募者。
こんなことで辞退されてはもったいないですね。どんな立派な採用ホームページを作っても、
その後までしっかりフォローができなければ意味がないことになります。

ここで「会社」を「商品」に置き換えれば、立派なECサイトを作って顧客流入は増えたのに、
発送のお知らせがない!商品が届かない!といったこととほぼ同じと言えます。

実は採用における応募者管理は、ECサイトなどの顧客管理とあまり変わらないことがわかります。
「入社人数」対「オペレーションコスト」の費用対効果を改善すると考えれば、
採用ホームページでつかんだ顧客を逃がさない施策にも投資としての意義があります。

そこで、ある程度事務作業が煩雑になったな…と思ったら、採用管理システムの利用を検討されてはいかがでしょうか。
最近ではApplicant Tracking System(ATS)と呼ばれたりもしているようです。
ATSを使えば、日々どのような応募者を受け付けていて、選考活動がどのような状況にあるかを一目で示してくれます。

▪️ATSの多彩な機能
Webで検索すると本当に多くのATSが出回っていることがわかります。
その中でも、各ATSが備えている一般的な機能について紹介します。

・応募者管理機能
採用管理システムが必ず持っている機能がこの「応募者管理機能」です。
応募者氏名はもちろん、応募書類のPDFやプロフィール、面接の進行状況やスケジュール、
メールのやり取りの履歴などが一目でわかるようになっているケースが多いです。

・募集職種の管理
現在自社で募集している職種(ポジション)の状況を管理できる機能です。
Web上への公開有無を管理したり、下で述べる採用ホームページに掲載するための
募集要項を編集できるものがほとんどです。

・採用ホームページとの連携
採用ホームページをお持ちの場合に嬉しいのがATSとWebサイトとの連携機能です。
応募受付フォームのURLを自動で生成してくれるシステムも多く、そのURLを採用ホームページに貼り付ければ
フォーム経由で応募してきた応募者の情報が、そのまま採用管理システムに取り込まれる仕組みになっています。

・スケジュールや進捗管理
ATSは面接の進捗管理機能を持っていることがほとんどです。
親切なシステムだと面接結果の入力を忘れたりした場合にアラートメールを送信してくれたり、
通知をGoogleカレンダーに送ってくれたりするものもあります。

・その他、個性的な機能
これは主に海外のATSに多いのですが、社員紹介制度(リファラル採用)に馴染みやすい機能を備えていたり、
システム上で求人広告を編集・出稿できたり、求人情報をソーシャルメディアに拡散できたりするものもあります。

最近のトレンドとしては、ATS上のデータを見やすくグラフィックにしてくれるビジュアライズ機能、
求人情報検索サイトIndeedに自社の採用情報を出稿できるIndeed連携機能があります。
是非探してみてください。

▪️気になる予算は…?
ATSは国内・海外を問わず乱立している状況です。どうしても迷ってしまいがちなのですが、
妥協せず、いろいろなものを試してみましょう!

価格体系は1アカウントごとの従量課金制や、月額制など様々です。
月額数千円から始められる安価なものもありますし、無料でデモを見せてくれるATSもあるようです。

どうしても値段に惹かれがちですが、一番大事なことは、自社の業務フローに落とし込めるイメージが湧くかどうか。
そして、自社の業務が効率化できそうかどうか。

履歴書整理などの事務作業に数時間もかかっている場合は、月数千円でお釣りがくる可能性もありますね。

▪️採用人数が増えてきたら、是非検討してみてください!

当社では採用ブランディング・採用ホームページ制作を承っていますが、
ブランディングは応募を受け付けただけで完成するわけではありません。
応募者にスピーディに対応し、好印象を持ってもらうことが重要です。

そのために、是非ATSの活用も検討してみてはいかがでしょうか?

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